Leden en bezoekers worden geacht dit huishoudelijk reglement en de van toepassing zijnde reglementen en protocollen na te leven.

Het betreden van het terrein en deelname aan activiteiten van HFCC Racing geschiedt op eigen risico.

Minderjarigen onder de 16 jaar hebben uitsluitend toegang tot het terrein onder begeleiding van een volwassene.

Alleen leden en gastrijders hebben toegang tot het circuit en de rijdersstelling; bezoekers hebben toegang tot het clubhuis en het terras.

Aanwijzingen gegeven door het bestuur of door het bestuur aangewezen personen dienen te allen tijde te worden opgevolgd.

Praktische informatie over onder andere tarieven, wedstrijden, jeugdopleiding en openingstijden is beschikbaar via de website van de vereniging.

Drugsgebruik en roken zijn op het hele terrein verboden.

Dit reglement is openbaar en beschikbaar via de website van de vereniging en op verzoek bij het bestuur.

Het niet naleven van het huishoudelijk reglement geldt als een overtreding.

Leden zijn natuurlijke personen die de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt.

Jeugdleden zijn leden jonger dan 18 jaar en hebben geen stemrecht.

Het is niet toegestaan zonder toestemming van het bestuur wijzigingen aan te brengen aan de baan, installaties of het clubhuis.

Afrekenen aan de bar verloopt uitsluitend via een bestuurslid of een door het bestuur aangewezen barverantwoordelijke;

Baan, kantine en clubhuis worden door de leden na gebruik schoon achtergelaten.

Parkeren op het parkeerterrein mag alleen op de door het bestuur aangewezen plaatsen.

Auto’s betreden de baan uitsluitend via de pitstraat; achteruit rijden op de baan is verboden.

Rijders houden rekening met snelheidsverschillen en respecteren mederijders.

Alleen rijders en door het bestuur aangewezen personen mogen op de rijdersstelling.

Overtreding van deze regels kan leiden tot (tijdelijke) ontzegging van de toegang, opgelegd door het bestuur.

Een gastrijder kan zich via de website aanmelden om te komen rijden.

Voor gastrijden geldt een vastgesteld tarief dat per bezoek dient te worden voldaan.

Alle nadere informatie is beschikbaar op de website.

Gastrijders mogen gebruikmaken van de banen, de rijderstelling en, indien geopend, het clubhuis.

Tijdens het gastrijden is ten minste één lid aanwezig die in overleg met het bestuur als aanspreekpunt fungeert en toeziet op de naleving van de regels en de veiligheid.

De organisatie en deelname aan wedstrijden geschieden conform het Wedstrijdreglement HFCC Racing.

Deelname aan kennismakingsdagen is mogelijk zonder lidmaatschap.

Structurele jeugdlessen zijn uitsluitend mogelijk voor leden.

Leden kunnen door het bestuur worden ingedeeld voor vrijwilligersdiensten. De indeling en uitvoering vinden plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur, of van een door het bestuur aangewezen coördinator of commissie.

Voor vrijwilligers gelden aanvullend het Vrijwilligersbeleid & VOG-beleid HFCC Racing.

Voor gedrag en omgangsvormen geldt de Gedragscode HFCC Racing.

Leden, vrijwilligers en bezoekers zijn verplicht deze Gedragscode na te leven.

Behandel elkaar met respect. Discriminerende, denigrerende of agressieve uitingen horen niet thuis op het terrein of online.

Houd rekening met elkaar op en rond de baan: rij sportief, veroorzaak geen onnodige schade en bied excuses aan bij fouten.

Conflicten bespreek je rustig met de betrokkenen of met een bestuurslid, niet via geschreeuw of intimidatie.

Respecteer materialen, baan en clubhuis – ga er zorgvuldig mee om.

Draag bij aan een veilige en positieve sfeer, ook voor bezoekers en nieuwe leden.

Bij grensoverschrijdend gedrag of aanhoudende overtreding kan het bestuur maatregelen nemen, variërend van waarschuwing tot schorsing of beëindiging van het lidmaatschap.

Maatregelen die voortvloeien uit overtreding van deze regels worden genomen door het bestuur conform artikel 10 en 10a van de statuten.

10.1 Gedragscode HFCC Racing

HFCC Racing wil een veilige, respectvolle en plezierige omgeving bieden voor alle leden, bezoekers en in het bijzonder voor minderjarigen. Onze vrijwilligers en begeleiders spelen daarin een belangrijke rol.

Lichamelijk contact met kinderen kan per situatie verschillen: het ene kind zoekt troost en nabijheid, een ander juist afstand. Exacte regels zijn daarom niet altijd te geven. Er is echter één grens die altijd geldt: handelingen en contacten met een al dan niet bedoelde seksuele lading zijn absoluut ontoelaatbaar.

Om dit helder te maken, hebben wij de volgende gedragscode opgesteld. Deze geldt voor iedereen die namens HFCC actief is: vrijwilligers, begeleiders, stagiairs of betaalde krachten. Het ondertekenen van deze gedragscode betekent dat je de inhoud kent en naleeft.

Waar in deze gedragscode wordt gesproken over minderjarigen, wordt gedoeld op personen jonger dan 18 jaar, tenzij expliciet anders vermeld.

10.2 Gedragsregels voor (vrijwillige) medewerkers

Zorg voor een veilige, respectvolle en positieve sfeer voor minderjarigen.

Behandel kinderen altijd met respect en tast hun waardigheid niet aan.

Respecteer de privacy van kinderen; dring niet verder door in hun privéleven dan functioneel nodig is.

Seksuele benadering of misbruik is ten strengste verboden. Alle (seksuele) handelingen of relaties met minderjarigen tot 16 jaar gelden als grensoverschrijdend gedrag.

Raak kinderen nooit op een manier aan die seksueel of erotisch ervaren kan worden.

Ga zorgvuldig om met situaties tijdens trainingen, wedstrijden, reizen, en of andere activiteiten – vooral in ruimtes als kleedkamers en verblijfplaatsen.

Bescherm kinderen actief tegen ongelijkwaardige behandeling of grensoverschrijdend gedrag. Spreek anderen aan en zorg dat de gedragscode wordt nageleefd.

Meld altijd gedrag dat in strijd is met deze gedragscode of bij een vermoeden van grensoverschrijdend gedrag bij het bestuur of bij de door het bestuur aangewezen vertrouwenscontactpersoon vermeld op de HFCC Racing website.

Accepteer of geef geen (materiële of immateriële) beloningen die niet gepast zijn.

Twijfel je of een gedraging gepast is? Handel altijd in de geest van deze gedragscode en overleg met het bestuur of de vertrouwenscontactpersoon.

10.3 Seksueel grensoverschrijdend gedrag en sancties

Onder seksueel grensoverschrijdend gedrag verstaan wij: elke vorm van seksueel gedrag of toenadering – verbaal, non-verbaal of fysiek, opzettelijk of onopzettelijk – die als ongewenst wordt ervaren of die plaatsvindt binnen een ongelijke machtsverhouding (zoals trainer-jeugdlid, begeleider-kind).

10.4 Pesten en sociale veiligheid

HFCC Racing tolereert geen enkele vorm van pesten. Iedereen moet zich veilig en welkom voelen op de club.

Pesten tast het plezier, zelfvertrouwen en de ontwikkeling van kinderen aan en is daarom ontoelaatbaar.

Wat verstaan we onder pesten?

Herhaaldelijk uitlachen, buitensluiten of kleineren.

Schelden of roddelen, ook via online kanalen (appgroepen, social media).

Fysiek lastigvallen of spullen vernielen/afpakken.

Macht misbruiken om een ander te overheersen of te isoleren.

Hoe pakken we pesten aan?

Trainers, begeleiders en vrijwilligers grijpen direct in bij pestgedrag en melden dit bij het bestuur. Het bestuur beoordeelt de situatie en besluit over eventuele maatregelen.

Slachtoffers worden serieus genomen en ondersteund.

Met de pester(s) wordt gesproken over hun gedrag en de gevolgen.

Bij herhaling volgt melding bij het bestuur en kunnen maatregelen worden genomen (waarschuwing, uitsluiting van activiteiten, of in ernstige gevallen schorsing).

Ouders/verzorgers worden betrokken wanneer het om minderjarige leden gaat.

Overtredingen worden behandeld conform de Gedragscode, dit reglement en de statuten.

10.5 Vertrouwenscontactpersoon

HFCC Racing beschikt over een vertrouwenscontactpersoon voor meldingen of vragen over grensoverschrijdend gedrag, integriteit en sociale veiligheid.

De vertrouwenscontactpersoon is onafhankelijk van het bestuur en fungeert als eerste aanspreekpunt. De contactgegevens worden via de website van de vereniging bekendgemaakt.

De vertrouwenscontactpersoon heeft geen beslissende rol en verwijst, indien nodig en met inachtneming van privacy, door naar het bestuur of passende instanties.

Leden, vrijwilligers en betrokkenen bij de vereniging maken geen gebruik van de accommodatie, activiteiten of communicatiemiddelen van de vereniging voor het promoten van eigen evenementen, diensten of initiatieven, zonder voorafgaande afstemming met het bestuur.

Lid 1 – Instelling

De algemene ledenvergadering kan een continuïteitscommissie instellen.

De commissie treedt uitsluitend op bij ontstentenis of belet van alle bestuursleden van de vereniging HFCC Racing.

De continuïteitscommissie treedt uitsluitend tijdelijk op ter overbrugging en heeft geen structurele bestuursfunctie.

Lid 2 – Samenstelling

De commissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf personen die geen deel uitmaken van het bestuur.

Deze personen worden door de algemene vergadering benoemd voor een termijn van drie jaar, met mogelijkheid tot herbenoeming.

De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en draagt zorg voor verslaglegging.

Bij de samenstelling wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met bestuurlijke en organisatorische ervaring.

Lid 3 – Bevoegdheden

Bij het wegvallen van het bestuur neemt de commissie tijdelijk alle bestuursbevoegdheden waar, voor zover noodzakelijk voor de continuïteit van de vereniging.

De commissie vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte.

De commissie is bevoegd om besluiten te nemen die noodzakelijk zijn voor de continuïteit van de vereniging, met uitzondering van:

a. statutenwijziging;

b. ontbinding van de vereniging;

c. het aangaan van verplichtingen die de normale bedrijfsvoering te boven gaan, tenzij spoedeisend.

Lid 4 – Verantwoordelijkheid

De commissie legt verantwoording af aan de eerstvolgende algemene vergadering.

De commissie is verplicht binnen een termijn van drie maanden een algemene vergadering bijeen te roepen waarin een nieuw bestuur wordt gekozen.

Lid 5 – Einde taak

De taak van de commissie eindigt zodra een nieuw bestuur is gekozen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Indien en voor zover de continuïteitscommissie bestuursbevoegdheden heeft uitgeoefend, vervallen deze van rechtswege bij het aantreden van het nieuw gekozen bestuur.

De algemene vergadering kan de commissie tussentijds ontslaan of wijzigen.

Lid 6 – Overige bepalingen

Voor zover dit reglement niet voorziet, beslist de commissie, binnen haar in dit artikel omschreven bevoegdheden, in de geest van de statuten en het huishoudelijk reglement.

Het reglement kan door de algemene ledenvergadering worden gewijzigd met een gewone meerderheid van stemmen.

De commissie heeft minimaal twee keer per jaar overleg met het bestuur waarin visie en de huidige stand van zaken worden besproken.

Lid 1 Doel

Het doel van digitale stemprocedures bij HFCC Racing is het vergroten van de betrokkenheid van leden bij de besluitvorming door middel van een laagdrempelige en toegankelijke methode. Digitale stemming maakt het mogelijk sneller besluiten te nemen en leden ook buiten fysieke vergaderingen actief te betrekken.

Lid 2 Waarborg

Bij iedere digitale stemming wordt gewaarborgd dat:

de identiteit van stemgerechtigde leden kan worden vastgesteld;

iedere stem persoonlijk en uniek is;

de uitkomst transparant en controleerbaar is;

de privacy van de leden wordt beschermd overeenkomstig het Privacyreglement HFCC Racing.

Lid 3 Digitale Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering kan plaatsvinden met gebruik van elektronische communicatiemiddelen (video- of conferencecall) in combinatie met een digitaal stemsysteem, mits leden zich kunnen identificeren met het bij de ledenadministratie bekende e-mailadres. Tijdens een digitale Algemene Vergadering hebben leden dezelfde rechten en plichten als tijdens een fysieke Algemene Vergadering. Stemmingen worden vastgelegd in de notulen en gelden rechtsgeldig conform de statuten.

Lid 4 Digitaal raadplegen

Het bestuur kan leden digitaal raadplegen over voorstellen of beleid via een beveiligd stemsysteem. Een digitale raadpleging kan adviserend of bindend zijn. Bindend is uitsluitend toegestaan voor onderwerpen die niet wettelijk of statutair exclusief aan de Algemene Vergadering zijn voorbehouden. De stemperiode bedraagt minimaal vijf dagen. Leden ontvangen een uitnodiging per e-mail met een unieke toegangscode of link.

Lid 5 Besluitvorming

Digitale besluitvorming is uitgesloten voor onderwerpen die op grond van wet of statuten uitsluitend door de Algemene Vergadering kunnen worden besloten, waaronder in ieder geval:

statutenwijziging (artikel 17 statuten);

ontbinding van de vereniging en vereffening van het vermogen (artikel 18 statuten);

benoeming, schorsing en ontslag van bestuursleden (artikelen 10 en 11 statuten);

vaststelling van de jaarrekening en decharge van het bestuur (artikel 13 statuten);

andere onderwerpen die door wet of statuten expliciet aan de Algemene Vergadering zijn voorbehouden.

Lid 6 Uitslag en bezwaar

De uitslag van digitale stemmingen wordt binnen vijf dagen na sluiting van de stemming aan de leden bekendgemaakt.

Leden kunnen binnen twee dagen na bekendmaking bezwaar indienen tegen de uitslag, uitsluitend indien zij van mening zijn dat sprake is geweest van procedurele onjuistheden.

Een bezwaar kan alleen worden toegekend indien aannemelijk is dat de geconstateerde onjuistheid van invloed kan zijn geweest op de uitkomst van de stemming.

Indien een bezwaar wordt toegekend, communiceert het bestuur aan de leden, via de gebruikelijke communicatiekanalen van de vereniging, een nieuw tijdpad en, indien van toepassing, de wijze waarop de stemming wordt herhaald of hersteld.

Lid 7 Het systeem

Het bestuur is verantwoordelijk voor de keuze en het beheer van het digitale stemsysteem. Het systeem dient minimaal te waarborgen dat:

stemmen na indiening niet kunnen worden gewijzigd, tenzij binnen de stemperiode expliciet een wijzigingsfunctie is voorzien;

stemresultaten veilig worden opgeslagen en verifieerbaar zijn voor de kascommissie of een door het bestuur aangewezen controlecommissie;

persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De vereniging kan gebruikmaken van digitale berichtenapplicaties, zoals Whatsapp of Signal, ter ondersteuning van de directe en informele communicatie tussen leden, vrijwilligers en betrokkenen.

Bij aanvang van het lidmaatschap wordt een lid door of namens het bestuur uitgenodigd om deel te nemen aan de door de vereniging gebruikte berichtenapplicaties. Deelname is vrijwillig.

Bij beëindiging van het lidmaatschap vervalt de deelname aan de digitale berichten-applicaties van de vereniging.

Bij tijdelijke of definitieve ontzegging van toegang tot (delen van) de vereniging kan het bestuur besluiten de deelname aan digitale berichtenapplicaties tijdelijk of definitief te beëindigen, voor de duur van die maatregel.

Communicatie via digitale berichtenapplicaties is aanvullend en informerend van aard.

Aan berichten die via deze kanalen worden verzonden kunnen geen formele rechten of verplichtingen worden ontleend.

Formele communicatie, besluitvorming en stemmingen vinden uitsluitend plaats conform de statuten en het huishoudelijk reglement.

Deze privacyverklaring is opgesteld ter uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en werkt aanvullend op de statuten van HFCC Racing.

1. Wie is verantwoordelijk?

Het bestuur van HFCC Racing is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Vragen? Neem contact op met het bestuur via de contactgegevens op de website.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Naam, adres en woonplaats

Telefoonnummer en e-mailadres

Geboortedatum (ten behoeve van lidmaatschap en jeugdcategorieën)

Bankrekeningnummer (voor contributie en inschrijfgelden)

Licentie- of transpondernummer (bij wedstrijden)

Administratieve lidmaatschapsgegevens, zoals lidnummer, lidmaatschapsstatus, abonnementen, factuur- en betaalhistorie en acceptatie van algemene voorwaarden

Gegevens van vrijwilligers (zoals kantinediensten, baanonderhoud of hulp bij wedstrijden)

Vaardigheden die leden vrijwillig hebben opgegeven en die uitsluitend worden gebruikt om vrijwilligerswerk binnen de vereniging efficiënt te kunnen organiseren, zoals bijvoorbeeld timmerwerk of elektrotechnische kennis

Door leden vrijwillig opgegeven interesses of voorkeuren ten behoeve van communicatie of inzet binnen de vereniging

Indien noodzakelijk voor de uitvoering van het lidmaatschap of verplichtingen richting sportbonden en verzekeraars: geslacht en nationaliteit

Foto’s of video’s (uitsluitend met toestemming)

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Het bijhouden van de leden- en gastadministratie

Het innen van contributie en inschrijfgelden

Het organiseren van clubavonden, jeugdlessen, wedstrijden, vrijwilligersdiensten en evenementen

Het versturen van informatie, uitnodigingen en nieuwsberichten

Het publiceren van uitslagen en sfeerfoto’s (alleen als je toestemming hebt gegeven)

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

4. Grondslagen voor verwerking

Het lidmaatschap of overeenkomst met HFCC

Toestemming (bijvoorbeeld voor gebruik van foto’s)

Wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht)

5. Minderjarigen

Ben je jonger dan 16 jaar? Dan verwerken we je gegevens alleen met schriftelijke toestemming van een ouder/verzorger.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Administratieve en financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

Leden-, wedstrijd- en vrijwilligersgegevens: tot 2 jaar na beëindiging lidmaatschap

Foto’s/video’s: zolang toestemming niet is ingetrokken

7. Delen met derden

Sportbonden en overkoepelende organisaties waarbij HFCC Racing is aangesloten, voor zover noodzakelijk voor licenties, wedstrijden en competitie-deelname (zoals bijvoorbeeld NOMAC).

Onze bank of betaalprovider (voor contributie en inschrijvingen)

Externe partijen die in opdracht van ons werken (met verwerkersovereenkomst)

8. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen. Alleen bestuursleden die ze nodig hebben, hebben toegang.

9. Jouw rechten

Inzage in jouw gegevens

Correctie van onjuiste gegevens

Verwijdering van jouw gegevens (voor zover wettelijk mogelijk)

Beperking van gebruik of bezwaar tegen verwerking

Intrekken van eerder gegeven toestemming

10. Klachten

Heb je een klacht? Neem contact op met het bestuur. Kom je er niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Lid 1 Accu’s, veiligheid en apparatuur

Het laden en gebruiken van accu’s (LiPo’s) op het terrein van HFCC Racing dient te gebeuren met inachtneming van de geldende veiligheidsvoorschriften.

Hiervoor geldt dat:

uitsluitend gebruik wordt gemaakt van een daarvoor geschikte en goedgekeurde acculader;

Accu’s uitsluitend worden geladen in een daarvoor bestemde accu-veiligheidszak;

de maximale laad- en ontlaadstromen niet worden overschreden;

accu’s tijdens gebruik of laden niet warmer mogen worden dan toegestaan volgens de specificaties van de fabrikant;

beschadigde of defecte accu’s niet worden gebruikt of geladen.

Het is niet toegestaan accu’s op het terrein of in het clubhuis achter te laten of in afvalbakken te deponeren. Beschadigde of defecte accu’s dienen conform de geldende regelgeving te worden afgevoerd via de daarvoor aangewezen inzamelpunten, zoals de milieustraat van de gemeente.

Het gebruik van onveilige opstellingen, ondeugdelijke apparatuur of geïmproviseerde laad- en stroomvoorzieningen is niet toegestaan.

Bestuursleden en door de wedstrijdleiding benoemde officials zijn bevoegd om bij een onveilige situatie direct in te grijpen en het gebruik van betreffende apparatuur te beëindigen.

Voor overige veiligheid, calamiteiten, ontruiming en technische veiligheidsvoorschriften geldt het Veiligheidsprotocol & Calamiteitenplan HFCC Racing.

Leden, vrijwilligers en bezoekers zijn verplicht deze veiligheidsvoorschriften na te leven.

Lid 2 Protocol en plan

HFCC Racing wil een veilige en plezierige sportomgeving bieden voor al haar leden, vrijwilligers en bezoekers. Om risico’s te beperken en adequaat te handelen bij incidenten, is dit veiligheidsprotocol en calamiteitenplan opgesteld. Het document geldt voor alle activiteiten op en rond het terrein van HFCC Racing.

Dit protocol is een uitvoerend reglement en werkt aanvullend op de statuten en het huishoudelijk reglement. In geval van strijdigheid prevaleren de statuten.

Het betreden van het terrein en deelname aan activiteiten van de vereniging geschiedt op eigen risico. De vereniging aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, diefstal, of letsel, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.

Lid 3 EHBO

EHBO-koffer aanwezig in het clubhuis, regelmatig gecontroleerd en aangevuld.

Bij clubavonden, trainingen en evenementen is minimaal één persoon met EHBO- of BHV-kennis aanwezig.

Ernstige ongevallen worden direct gemeld bij 112 en vastgelegd in het ongevallenregister.

Lid 4 Brandveiligheid

Blusmiddelen aanwezig bij laadplekken en in het clubhuis.

Vluchtroutes en nooduitgangen worden te allen tijde vrijgehouden.

Bij brand wordt direct alarm geslagen en iedereen gealarmeerd om het terrein te verlaten.

Lid 5 Ontruiming

Verzamelplaats bij ontruiming: op de laan naast de MC Donalds

Bestuursleden of aangewezen officials begeleiden bezoekers bij ontruiming.

Controle of alle personen het clubhuis en het circuit terrein hebben verlaten.

Lid 6 Ongevallenregistratie

Incidenten en ongevallen worden vastgelegd in een logboek (datum, aard incident, genomen maatregelen).

Het bestuur bespreekt jaarlijks de meldingen en stelt verbeteringen voor indien nodig.

Lid 7 Verantwoordelijkheid

Het bestuur van HFCC Racing is verantwoordelijk voor het uitvoeren en handhaven van dit protocol. Jaarlijks wordt het veiligheidsprotocol geëvalueerd en zo nodig aangepast.

Van iedere Algemene Vergadering wordt een besluitenlijst opgesteld als onderdeel van de notulen. Deze besluitenlijst bevat uitsluitend de genomen besluiten en is bedoeld ter verduidelijking voor de leden.

De notulen blijven te allen tijde leidend; aan de besluitenlijst kunnen geen zelfstandige rechten worden ontleend.

Onder schriftelijk wordt mede verstaan een opzegging mede per e-mail, gericht aan de penningmeester van de vereniging.